E-post Netiquette riktlinjer
Människor spenderar en stor del av dagen och öppnar och läser e-postmeddelanden. Värderbar tid ska inte slösas bort på ineffektiva och obetydliga e-postmeddelanden. Samma professionalism du skulle använda i telefon, brevkorrespondens eller ansikte mot ansikte bör också uttryckas i ett mail. Kom alltid ihåg att ett e-postmeddelande är en form av kommunikation och hur mottagaren tolkar meddelandet är det enda som betyder något.
Innan du skapar och skickar ett mail, fråga dig flera frågor.
- Är e-post den bästa kommunikationsformen för den information jag skickar?
- Är det professionellt?
- Är det HIPAA-kompatibelt?
- Representerar den mig exakt och det medicinska kontoret?
Email Etiquette Rule # 1
Do Tänk på innehållet i ditt meddelande innan du trycker på SKICKA. Se till att e-post är den lämpliga kommunikationsformen för ditt meddelande istället för ett telefonsamtal eller ett möte. Tänk på att innehållet ska återspegla bilden och nivån på professionalism som förväntas av ditt medicinska kontor.inte skicka, vidarebefordra eller svara på ett e-postmeddelande som innehåller obscen, offensiv, bedragande, förolämpande, rasistisk eller sexuell natur. Sanktionerna kan vara allvarliga för dig och Medical Office.
Email Etiquette Rule # 2
Do använd korrekt grammatik, interpunktion och stavning. Återigen är ditt meddelande en återspegling av ditt medicinska kontor. Också, var noga med att hålla meddelandet kortfattat och använd rätt layout för ditt meddelande vilket gör det enklare att läsa. Proofläs din e-post innan du träffar SKICKA.inte använd ALL CAPS eftersom detta anses vara att skrika eller skrika i onlinevärlden. Använda sig av djärv eller kursiv att betona ett ord eller en fras. Undvik också att använda extremt snygga eller konstiga teckensnitt, eftersom det här gör ditt mail svårare att läsa.
Email Etiquette Rule # 3
Do se till att e-postmeddelandet skickas till lämpliga mottagare (er). Information i ett medicinskt kontor, särskilt i samband med patientinformation, bör delas på ett behov av att bara känna till grund. Tänk också på att folk kan överväga information som inte är relevant för dem som "skräppost".inte diskutera personlig och konfidentiell information eller bifoga patientfiler i ett mail. Använd patientens kontonummer eller medicinska rekordnummer för att ge någon råd att granska kontot. Din information bör noteras där.
E-post Etiquette Rule # 4
Do svara på professionella e-postmeddelanden inom 24 timmar när det är möjligt. Om det inte ger dig tillräckligt med tid, svara åtminstone på att du har fått e-postmeddelandet, så kommer du tillbaka till dem så snart som möjligt.inte svara på spam eller förfrågningar om att prenumerera / avsluta prenumerationen. Detta kommer bara att generera mer skräppost som kommer att översvämma din företags email.
Email Etiquette Rule # 5
Do hålla känslor ur e-post. Var artig och professionell. Vet vem du kan vara informell med efter att tillräckligt med tid har gått för att bygga den typen av relation.inte säg vad som helst i ett mail som du kanske ångrar senare. Var försiktig när du skickar eller svarar på ett email i ilska. Gör aldrig personliga kommentarer om en annan person, gör kommentarer som skulle förolämpa någon eller säga något du inte skulle säga personligen.
Email Etiquette Rule # 6
Do Håll humör, skämt och ironi till ett minimum. Intentioner är ofta "förlorade i översättning" i e-postmeddelanden och folk kanske inte alltid får skämt. Tänk på det från mottagarens perspektiv.inte skicka, vidarebefordra eller svara på kedjebrev. Det är oprofessionellt beteende och vissa människor ser det som skräppost. Kom ihåg att allt innehåll du skickar bör återspegla bilden och den nivå av professionalism som förväntas av ditt medicinska kontor.
