6 sätt att förbättra ditt medicinska kontor

Varje medicinsk kontor kan bli en bättre plats för leverantörer, personal och patienter. Även de bästa kontoren kan sträva efter att göra ständiga förbättringar, så att de inte ser en nedgång i tillfredsställelse, resultat eller intäkter. Här är sex sätt varje medicinska kontor kan förbättra. 

Förbättra patientflödet

Bara dina patienter vet om hela processen går smidigt eller inte. De upplever flödet från att planera ett möte, anländer till sjukhuset, checkar in för sitt besök, sitter i väntområdet, väntar i provrummet, behandlas av en läkare, checkar ut och betalar och slutar sluta, inte för att nämna att ta emot räkningen. Om patienterna i ditt medicinska kontor inte är nöjda med hela processen, kanske de inte kommer tillbaka.
Att tillhandahålla högkvalitativ vård och utmärkt kundservice kommer att förhindra förlust av intäkter för det medicinska kontoret på grund av hög patientnöjdhet. Patienter kommer sannolikt att fortsätta att komma tillbaka så länge de är nöjda med hela processen. Lär dig hur man gör en patientflödesbedömning.

Förbättra kommunikationen

Effektiv kommunikation talar inte bara om och lyssnar. Det innebär att ha ömsesidig respekt och förståelse mellan personal och ledning. Det är till fördel för kontorschefen att ställa in tonen för effektiv kommunikation.

• Upprätta tydliga förväntningar för varje anställd. Chefer måste se till att de är specifika i vad de förväntar sig av sina anställda.
• Ge feedback. Anställda måste regelbundet få feedback om de säger att de gör ett bra jobb eller det är konstruktiv kritik.
• Lyssna. Anställda kan vara en utmärkt resurs för kontorsverksamhet. De har förstklassig kunskap om kontorsprocesser eller -policyer och kan erbjuda bra idéer för att hjälpa till att göra kontorsuppgifterna mer effektiva.
• Läs mer om framgångsrik kommunikationsteknik och praxis

Förbättra arbetsflöde och produktivitet

Arbetsflöde och produktivitet är avgörande för det medicinska kontoret. Ett strömlinjeformat arbetsflöde kommer naturligtvis att förbättra medarbetarnas produktivitet. Ett medicinskt kontor utan effektiva sätt att utföra nödvändiga arbetsuppgifter kan inte utföra dem effektivt. Att ha en detaljerad och väl utvecklad policy- och procedurhandbok på plats som lättillgänglig för den medicinska kontorspersonalen kan stärka hela laget starkt.
Var säker på att din policy innehåller ett fortbildningsprogram för att se till att alla anställda hålls aktuella på kontorspolicy, överensstämmelse och arbetsspecifika krav.

Förbättra försäkringsbidrag

Det är viktigt att sjukhus- eller läkarkontorets finansiella stabilitet har en process för varje fas av intäktscykeln. Inte bara får du betalningar omedelbart men kommer också att minska belastningen på faktureringarna, hålla ned administrativa kostnader och viktigast av allt att upprätthålla en positiv rapport med dina patienter. Fokusområden bör omfatta:

• Kvalificering och försäkringskontroll
• Diagnos och procedur kodning
• Fakturering
• Åtgärda uppföljning
• Kassaflöde och avstämning
• Se mer om hur du förbättrar dina försäkringsersättningar

Förbättra uppgående samlingar

Det snabbaste sättet att öka kassaflödet och förbättra insamlingsgraden är att samla patientansvaret uppifrån. Patienter är mindre benägna att betala eller är svåra att nå när tjänsterna har utförts. I stället för att vänta tills samlingsfasen av intäktscykeln ska leverantörer utnyttja diskussionen om finansiella problem och samla in patientbetalningar i början av processen. Underrätta patienter före deras ankomst av vad deras uppskattade ansvar kommer att vara och göra dem medvetna om att betalning krävs innan tjänster utförs. Läs mer om hur man använder förhandssamlingar

Förbättra din strategi mot budgetering

Minskande läkarbetalningar, färre patienter och högteknologiska kostnader kan vara ekonomiskt förödande. Det bästa sättet att hantera stigande driftskostnader är att övervaka dem och sedan utveckla en plan för att minska kostnaderna. Tre områden som kan lägga upp till tusentals dollar i besparingar per år är:

• Kontorsmaterial: Kom ihåg dessa ord - minska, återanvända och återvinna. Att lära sig att använda kontorsmaterial kan klokt sänka kostnaderna väsentligt som att skära använt papper i kvadrater istället för att köpa klistermärken. Att gå papperslös och fynd handla till det bästa priset är andra sätt att sänka kontorsleveranskostnaderna.
• Medicinska förnödenheter: Köp medicinsk utrustning efter behov. Köp i bulk kan spara pengar, men om du inte behöver det, köp inte det. Vissa tillbehör har en begränsad hållbarhet och kan kosta dig mer på lång sikt om du måste kasta dem bort. Du kan också försöka identifiera möjligheter att få gratis prövningar från leverantörer som marknadsför nya produkter.
• Kontors material: Försök hitta begagnad kontorsutrustning till försäljning vid stora inköp. Det finns ett antal online-resurser som du kan hitta bra priser på kontorsutrustning från att gå ut ur affärsförsäljningen. Online-auktioner är också ett utmärkt sätt att hitta äldre utrustning till låga priser.