Medical Office Start-Up Checklista

Processen att starta ett medicinskt kontor kan vara en svår uppgift. Men med rätt planering kan du få ditt medicinska kontor att fungera effektivt och effektivt. De beslut du fattar nu är avgörande när du ställer dina mål när det gäller alla aspekter av ditt medicinska kontor. Här är en lista över objekt och processer som kan användas för att starta ett nytt medicinskt kontor, flytta, gå med eller omorganisera en befintlig.

Organisatoriska objekt

• Välj ett datum för att börja träna
• Juridisk representation, bokföringsbyrå och läkarutbildning
• Bestäm organisationsstruktur
• Enhetens namnval och bildning
• Hämta federala, statliga och lokala skatt identifikationsnummer
• Utveckla anställningsavtal och läkarkompensationsmodell
• Bestäm startbudget
• Förbered möbler och utrustning budget
• Skaffa finansiering

Medicinsk praxis Plats och inställning

Plats och utrymme du kommer att uppta kräver en sökning och planering och kommer att påverka alla dina andra beslut och budget. Tänk på möjligheten för framtida expansion.

• Utför platsanalys
• Bestäm utrymme krav
• Välj plats
• Förhandla villkoren i hyresavtalet
• Utvärdera rymdplanerna och utforma kontorslayouten
• Om byggnad, förbereda byggdokument
• Skicka in förfrågan om bud
• Underteckna avtal om entreprenadavtal
• Design och förse varje rum
• Skaffa inomhus och utomhus skyltar

Legitimering och sjukhus privilegiering

Ditt kontor och leverantörer måste vara behöriga av försäkringsgivare och sjukhus. Eftersom denna process kan ta tre till sex månader, bör den börja i god tid innan när du behöver den vara fullständig.

• Hämta tillståndsmedicinsk licens
• Hämta DEA-licens
• Få statlig narkotisk licens
• Skicka in ansökan om inskrivning och credentialing
• Skaffa medlemskap i den statliga medicinska föreningen
• Få medlemskap i länets medicinska samhälle
• Skicka in ansökningar om sjukhus privilegier

Försäkring

En mängd försäkringar kommer att behövas för sjukhuset. Handla för de bästa priserna och täckningen.

• Köp felbehandling försäkring
• Köpgruppsförsäkring / tandvårdsförsäkring
• Inköpsansvarsförsäkring Inköpsarbetare Comp försäkring
• Anskaffningsansvar för inköpspersonal
• Inköpstäckningsskydd
• Inköp av anställd trovärdighet

efterlevnad

Överensstämmer du med alla föreskrifter som styr det medicinska kontoret? Bygg överensstämmelse i din startprocess så att du inte kommer att försenas av eventuella överträdelser.

• Utveckla OSHA-överensstämmelse
• Utveckla CLIA-överensstämmelse
• Utveckla HIPAA-överensstämmelse
• Utveckla Stark compliance
• Utveckla miljö- och arbetssäkerhetsprogram
• Koordinera övervakning av anställd och läkare

Finansiell planering och redovisning

Du måste starta kontoret på en sund ekonomisk grund med accepterade rutiner och rutiner.

• Förbered kontantflödesprojektion
• Förbered och granska personliga finansiella rapporter
• Öppna träningskontot
• Köp kreditkortsmaskiner och öppna kreditkortskonto
• Ställa in redovisningssystem och relaterad utbildning
• Ställ in interna kontroller för medicinsk kontoret
• Upprätta en finanspolitik

Fakturering och kodning

Den finansiella framgången för ditt medicinska kontor beror på exakt fakturering och kodning.

• Utveckla avgiftsschema
• Bestäm utvärdering och hanteringskoder som ska användas
• Välj inkassobyrå
• Skapa registrering, möte och HIPAA meddelande om sekretesspraxisformulär
• Upprätta medicinsk registrering arkivsystem
• Köp HCFA-formulär
• Utveckla patientinformationshäftet
• Hämta Medicare faktureringsmanual
• Hämta Medicaid faktureringsmanual
• Köp CPT och ICD-9 böcker
• Köpa specialitetsspecifika kodningsbok (er)

Datorhårdvara och programvara

Rätt automatisering kan förbättra patientplanering, dokumentation, fakturering och kodning.

• Definiera krav på hårdvara och programvara
• Utvärdera och välj kvalificerade leverantörer
• Inköpsfaktorprogramvara, elektronisk program för hälsoprogram (EHR) och övningsstyrningssystem
• Inköpsdator och annan kontorsutrustning
• Koordinera installation och systeminställning
• Skapa datorutbildningsschema och implementeringstidslinje
• Inställnings träningstidslinje för nytt datorsystem

Kommunikationssystem

Effektivt patientflöde genom det medicinska kontoret beror på dina kommunikationssystem.

• Koordinera telefoninställning
• Beställ telefonutrustning
• Välj svarservice
• Välj personsökningstjänst

Övrig utrustning och tillbehör

Du kommer att behöva bedöma och förvärva klinisk utrustning samt kontorsutrustning och säkerställa en tillförlitlig försörjningskedja för utgifter.

• Köp kopiator, transkriptionsutrustning och faxmaskin
• Inköpslokalutrustning
• Inköpslaboratorieutrustning
• Köp annan klinisk utrustning
• Köpa möbler, kylskåp och mikrovågsugn
• Köp första lager av medicinska förnödenheter

Marknadsplan

Du har byggt den, men kommer patienterna nu? En marknadsplan kommer att starta ditt nya medicinska kontor för framgång.

• Utkast till medicinsk kontor marknadsplan
• Utveckla logotyp och marknadsföringsmaterial
• Skapa brevhuvud / visitkortdesign
• Köp visitkort
• Köp kontorspapper
• Välj öppet husdatum
• Planera detaljer om öppet hus
• Skapa och lämna in stora öppningsmeddelanden
• Skapa tidningar och gula sidor annonser
• Utveckla webbplats

3 sätt att marknadsföra ditt medicinska kontor

Kontorsverksamhet

Procedurer, policyer och riktlinjer gör det möjligt för din personal att fungera effektivt och hålla sig inom lagstiftningsriktlinjerna.

• Förbereda kontorets policy och procedurhandbok
• Förbered bank insättning förfaranden
• Förbered dagliga ekonomiska slutprocedurer
• Förbered dagliga / månadsrapportering
• Förbereda tidsplaneringsförfaranden
• Förbereda fakturering och redovisningskrav för uppföljning
• Förbereda insamlingsriktlinjer för insidan
• Förbered justeringsriktlinjerna
• Förbered regelbunden revision och kontorsbedömning schema
• Förbereda betalningsförfaranden

Personalavdelning

Din medicinska kontor är bara lika bra som personalen. Skapa det system som ska välja och stödja dem.

• Bestäm kliniska och administrativa personalpositioner
• Skapa jobbbeskrivningar och löner
• Genomföra lönestjänster
• Skapa personalpolitiska handboken
• Utveckla rekryteringsprocessen
• Skapa personalförmånspaket

Hur man rekryterar och anställer medicinsk kontorspersonal