Framgångsrika kommunikationstekniker för medicinsk kontoret

Med planering och vård kan den medicinska kontorschefen öka effektiviteten och effektiviteten genom framgångsrik kommunikationsteknik och praktik. Kommunikation är ett av de viktigaste verktygen i alla relationer, vare sig det är personligt eller professionellt. I det medicinska kontoret är tydlig kommunikation bland personalen avgörande för att säkerställa patientens kvalitet.

Kommunikation är 2-vägs

För att kommunikationen ska kunna slutföras måste det finnas idéer eller information som ska delas, någon att ge informationen eller idén, och någon som kommer att få informationen.
Kommunikation är bäst när den är ömsesidig, vilket innebär att idéer och information delas mellan de två personerna, med varje ge och ta från utbytet. När kommunikationen är ensidig är möjligheten till missförstånd eller missförstånd hög och de leder till oförsvunna förväntningar och dåliga resultat.
I ett förhållande går vi oftast tillbaka och ber om ursäkt för missförstånd och försöker igen. Men i ett medicinskt kontor kan missförstånd vara dyrt både fysiskt och ekonomiskt. Studier bland de mest effektiva ledarna visar att kommunikation är den viktigaste kompetensen som en chef eller ledare kan ha och använda.

Effektiv kommunikation i Medical Office Setting

Att kommunicera mest effektivt är tydlig och kortfattad information viktig. Oavsett om det sker i en skriftlig kommunikation, via ett kontorsmail, en i en interaktion eller i en gruppinställning, är det viktigt att hålla sig till det aktuella ämnet och inte bortse från punkten. Med hjälp av fem W och ett H-tillvägagångssätt för journalistik kommer det att bidra till att hålla fokus på frågan:

Vem: Vem behöver informationen delas? Vem kommer denna information att påverka? Vem är eller kommer att bli ansvarig?
Vad: Vilka åtgärder måste vidtas? Vilket resultat är önskat? Vilka resurser krävs för att slutföra processen eller projektet? Vilka är de omständigheter som direkt påverkar denna fråga?
Varför: Varför är detta viktigt? Varför är den person som tar emot denna information inkluderad?
Var: Var kommer händelsen, mötet, jobbet att äga rum? Var är de material eller data som behövs för att slutföra projektet?
När: När är mötet? När är tidsfristen? När är feedback eller framsteg begärt?
På vilket sätt: Hur mäts framgång? Hur utvärderas prestanda? Hur kommer fullbordandet att vara säkert?

Var tydlig och kortfattad och eliminera chatt och fluff

Dessa är bara några frågor som kan adresseras för att hålla informationen tydlig och kortfattad. En annan bra tumregel när man adresserar andra är: "Säg vad du menar och menar vad du säger."
När andra vet att du ger meningsfull information och feedback, är de mer benägna att lyssna noga och betrakta din utbyte med respekt. En chef som sladdar, pratar oupphörligt om frågor som saknar affärsverksamhet eller störningar av ämnet under möten blir mindre effektiva eftersom deras anställda kommer att börja ställa ut "fluffen". Även om det är viktigt att ha en fungerande rapport med dina medarbetare och anställda , det är lika viktigt att ha professionell medvetenhet.

Ge feedback och använd aktiv lyssning

Feedback är en annan viktig del av effektiv kommunikation. Att lyssna på feedback hjälper alla parter att förstå. En teknik som kallas "aktivt lyssnande" är ett användbart verktyg för att säkerställa att förståelsen är komplett. I den här tekniken kommer lyssnaren att omformulera informationen de hörde i sina egna ord. Om denna information är korrekt är utbytet slutfört, om inte avsändaren av informationen kan korrigera missförstånd vid denna tidpunkt. Denna utbyte tar bara lite mer tid och är ett effektivt verktyg för att skapa ansvarsskyldighet eftersom alla som är involverade i utbytet vet att förväntningarna var tydliga och förstådda.

Fördelarna med tydlig kommunikation

Tydlig och effektiv kommunikation sparar tid, pengar och förvärring. När alla parter förstår vad som behövs, förväntat och acceptabelt, är framsteg säkrare. När alla parter förstår varför något är nödvändigt, känner de sig respekterade. När idéer utbyts och feedback beaktas, känner alla parter sig med och viktiga för processen. Dessa känslor av inkludering och betydelse är avgörande för kontorsmoral och övergripande framgång i praktiken.