4 sätt att förbättra medicinsk kontorsplanering för att minska väntetiderna

Det kan vara en utmaning att skapa en balans mellan att se tillräckligt med patienter för att möta de ekonomiska behoven hos övningen, men erbjuda fortfarande en hög grad av patientvård. Håll dessa saker i åtanke.
1

Lämplig planering av patientutnämningar

Patienterna behöver inte vänta längre än 15 minuter för sin planerade tidpunkt.
Med tanke på hur oförutsägbar vård kan vara, är det förståeligt att det kan finnas tider att patienterna kommer att vänta längre.
Typerna av patientbesök varierar beroende på praxis specialitet, patientens diagnos och procedurer som utförs under besöket. Detta innebär att ett annat tidsbehov ska tilldelas varje besökstyp.
Antalet dagliga patientbesök ska kunna täcka kontorsutgifterna och givetvis göra vinst.
När du utvecklar designen eller strukturen i ditt patientplaneringssystem är det viktigt att överväga eventuella händelser som kan orsaka störningar i patientflödet.
2

Minska störningar i patientflödet

Sena ankomster: För att hjälpa till med detta problem sätta några begränsningar på hur sent en patient kan vara utan att behöva omplacera, tillåta en patient som är tidigt för sin tid att flytta upp till den sena patientens kortplats och schemalägga kroniskt sena patienter mot slutet av dagen.
Inga föreställningar: Det finns tre sätt att förhindra missade möten.

• Påminnelse samtalar till patienterna 24 - 48 timmar före den planerade avtalsperioden.
• Ett sätt att minska no-shows är genom användning av online patientplanering. Patienterna kan hantera, schemalägga eller omplacera sina egna möten, vilket gör att inga visar är mindre troliga.
• Faktureringspersonal en utebliven avgift för missade möten. Utställningsavgifter utgör inte bara några av de förlorade intäkterna utan lär också dina patienter att meddela om de kommer att avbryta sitt möte. Detta ger också möjlighet att omplanera avtalet medan patienten är i telefon.  

Walk-ins: Granska trenderna när läkarkontoret tenderar att se fler insatser som på måndagar eller under influensasäsongen och göra justeringar i enlighet därmed.
3

Öppen kommunikation med patienter

Meddela patienter när mötena löper ut efter schemat
Lär medicinsk kontorspersonal om hur man svarar på icke-kliniska patientfrågor
Utveckla och distribuera patientundersökningsundersökningar
Kommunicera skriftligt vid behov. Något enkelt och effektivt sätt att se till att dina patienter får information som är viktig för deras vård är att ge dem handouts som grundläggande information om medicinsk praxis, en lista över saker som ska komma med varje besök, betalningspolicy och meddelande om sekretesspraxis.
4

Telefon och elektronisk kommunikation

Som ett av de mest använda kommunikationsmedlen bör telefonkommunikation inte tas lätt. Det är ofta den första interaktionen ett medicinskt kontor har med en patient. Här är några grundläggande tips du kan erbjuda din medicinska kontorspersonal att förbättra telefonens etikett.

• Aktivt lyssnande
• Bra telefonanpassning - professionell och artig
• Behåll konfidentialitet
• Tacka alltid dem för att ringa
• Häng aldrig upp först
• När du tar meddelanden, få så mycket information som möjligt
• Håll dig lugn och artig, även när en patient är oförskämd för dig

Samma professionalism du skulle använda i telefon, brevkorrespondens eller ansikte mot ansikte bör också uttryckas i ett mail. Kom alltid ihåg att e-post är en form av kommunikation och hur mottagaren tolkar meddelandet är det enda som betyder något.

• Se till att e-post är den lämpliga kommunikationsformen för ditt meddelande istället för ett telefonsamtal eller ett möte. Tänk på att innehållet ska återspegla bilden och nivån på professionalism som förväntas av ditt medicinska kontor.
• Använd korrekt grammatik, interpunktion och stavning. Också, var noga med att hålla meddelandet kortfattat och använd rätt layout för ditt meddelande vilket gör det enklare att läsa.
• Se till att e-postmeddelandet skickas till lämpliga mottagare. Information i ett medicinskt kontor, särskilt i samband med patientinformation, bör delas på ett behov av att bara känna till grund.