Aktuella problem för medicinsk kontorschefer

Det medicinska kontoret står ständigt inför många utmaningar. Den medicinska kontorschefens jobb är att identifiera dem och förstå de nödvändiga åtgärderna för att genomföra framgångsrika strategier.
1

Förberedelser för förändring

Oavsett om det är välkommen eller inte, är förändring oundviklig, särskilt inom vårdindustrin. Det är viktigt att vara beredd på förändringar som kan komma som kan vara teknik, överensstämmelse eller för att möta dina patients krav. Oavsett vad som förändrar dina medicinska kontorsupplevelser är den viktigaste betydelsen av dessa förändringar hur du svarar på det.
Medical Office Managers måste vara redo och kunna identifiera möjligheter till förändring som förbättrar effektiviteten och effektiviteten hos kontor. Det är viktigt att hålla sig uppdaterad om hälsovårdstrenderna för ekonomi, överensstämmelse och framtida planering.
2

Övergång till 5010

Trots att datumet har passerat för alla leverantörer, sjukhus och betalare att konvertera från version 4010-standarder för elektroniska hälso-transaktioner till version 5010 för elektroniska påståenden är övergången långt ifrån över. Faciliteter över hela landet upplever många utmaningar för att komma tillbaka till "normerna" för fakturering och kodning. Att få rena fordringar uträknade tar tid eftersom det bara stod - ingen av oss visste exakt vad vi stod inför.
Det viktigaste steget du kan göra är att identifiera varje problem som det uppstår. Oavsett om du har din egen IT-avdelning eller du måste kontakta din leverantör av fakturering, var redo med exempel på vad dina fakturor upplever för att få saker att fixa. Tyvärr finns det ingen snabb lösning men att stanna ovanpå dessa "buggar" kommer att tjäna dig bra på lång sikt.
3

Skydda patientens integritet

Alla vårdgivare har ett ansvar att hålla sin personal utbildad och informerad om HIPAA-efterlevnad. Oavsett om det är avsiktligt eller oavsiktligt, obehörigt avslöjande av PHI anses vara ett brott mot HIPAA. Här är 5 tips för att undvika att HIPAA bryts:

1. Hälso- och sjukvårdspersonal bör vara mycket försiktig med att avstå från att avslöja information genom rutinmässig konversation. Detta kan lätt göras genom att nämna till en tredje part något som synes obetydligt att säga att John Smith hade ett kontorbesök idag.
2. Att diskutera patientinformation i väntelägen, hallar eller hissar borde vara stränga gränser. Känslig information kan överhöras av besökare eller andra patienter. Också vara säker på att hålla patientjournaler ur områden som är tillgängliga för allmänheten.
3. PHI ska aldrig bortskaffas i papperskorgen. Varje dokument som kastas i papperskorgen är öppet för allmänheten och därmed ett brott mot informationen. Använd en extern tjänst som specialiserat sig på att kassera PHI.
4. Skvaller är särskilt svår att kontrollera. Därför är det viktigt att tillgången till information är strängt begränsad till anställda vars jobb kräver den informationen. Denna typ av överträdelse kan vara särskilt skadlig för ditt företags rykte, särskilt i små samhällen där "alla vet alla".
5. Att sälja patientlistor eller avslöja PHI till tredje part för marknadsföring är strängt förbjudet utan föregående tillstånd från patienten. Kom ihåg att utlämnande av patientinformation endast ska komma åt för att tillhandahålla kvalitetsvård.

4

Infektionskontroll

Att förebygga spridningen av infektionssjukdomar är huvudmålet med infektionskontroll i sjukhuset. Som vi alla vet är rätt handtvätt det effektivaste sättet att förebygga spridningen av infektioner, men handtvätt kan inte göra jobbet. Patienter och personal kan hjälpa till genom att:

• Håller dig uppdaterad om immuniseringar, inklusive influensavillet
• Använd lämplig hygien vid hosta och nysning
• Följande riktlinjer vid hantering av blod och andra kroppsvätskor
• Använd lämplig personlig skyddsutrustning (PPE) vid behov

Det viktigaste steget det medicinska kontoret kan ta för att förhindra spridningen av infektionssjukdomar är att lägga till beröringsfria eller handsfria produkter som främjar patientsäkerheten och skyddar patienter och personal.
5

Utestående fordringar

Om dina medicinska fordringar faktureras elektroniskt eller papper faktureras via post, är det absolut nödvändigt att din medicinska kontorspersonal uppföljning med försäkringsbolagen erhåller fordringsstatus. När räkningen har mottagits av försäkringsbolaget behöver du inte vara nådig att få betalt i rätt tid.
Beroende på din faktureringsmetod bör du förvänta dig att få betalning på så lite som 15 dagar. Om dina försäkringsbetalningar är i genomsnitt en vändningstid längre än 30 dagar från det att dina räkningar skickas ut tills du får betalning, behöver ditt kontor utveckla en process för uppföljning av fordringar. Uppföljning av status för dina fordringar kan definitivt förbättra dina kundfordringar dagar.
6

Intern kontroll

Interna kontroller definieras som en process avsedd att motverka bedrägerier, skydda företagets resurser och säkerställa överensstämmelse med lagar och förordningar. Interna kontroller är bara effektiva om de hälsovårdar efter medicinska kontors specifika behov, implementeras, övervakas och mäts för att se till att de fungerar som planerat.
Det medicinska kontoret måste ta ett proaktivt tillvägagångssätt för att förebygga och upptäcka missförhållanden genom att ha en policy om intern kontroll. Förebyggande och upptäckt spelar en mycket viktig roll i någon intern kontrollprocess genom att minimera en viss risknivå.