Så här utvecklar du en policy för uppgiftspolicy för ditt medicinska kontor

För ett medicinskt kontor är insamlingar av sambetalningar en viktig del av intäktscykeln. Upfront-samlingar minskar antalet patientkonton som hamnar i skuldsättning eller samlingsstatus. Det är lättare att samla in från patienter innan tjänster görs än 60 dagar senare efter att försäkringen äntligen har betalats.

Utveckla ett system

Ditt medicinska kontor eller övning behöver ett system för samlingar som är korrekta och konsekventa. Din policy måste gå utöver att helt enkelt se till att patienterna blir uppmanade till deras copay eller avgift när de anländer för deras utnämning eller förfarande.
Ditt system startar så snart avtalet är planerat så du vet vad patientens ansvar kommer att vara. När du har bestämt det här måste du se till att patienten vet vad man ska förvänta sig för sitt ekonomiska ansvar före utnämningen. När de anländer till tjänsten kommer du återigen att ha rutiner för att konsekvent begära betalning och tillhandahålla alternativ.
Noggrannhet och konsistens, tillsammans med ett system för att bestämma och samla patientansvar, är nycklarna för din uppriktiga samlingspolitik. När du utvecklar en policy för samlingar på förhand till ditt kontor, var noga med att inkludera följande steg.

Steg 1: Kontakta patientens försäkringsbolag före besöket

Så snart som möjligt efter det att avtalet har planerats, kontakta patientens försäkringsbolag för att verifiera att patienten fortfarande är täckt och att göra en kontroll av eventuella förecertifieringsriktlinjer. Ta reda på patientens copay, självrisk och samriskförsäkringsinformation.

Steg 2: Kontrollera ditt hanterade vårdavtal

Kontrollera ditt avtal om hanterad vård för att avgöra vad din ersättning är för patientens besök, test eller procedur. Du behöver den här siffran för att beräkna copayen.

Steg 3: Beräkna sambetalningen

Beräkna patientens beräknade ansvar. Se exemplet nedan.
$ 100,00 Kostnad för förfarandet
x 80% kontraktsränta
= 80,00 Tillåtet belopp
- 50,00 Patient Avdragsgilla
- 10.00 Patient Copay
= 20,00
x 20% Patient Coinsurance Procent
= 4,00 Patient Coinsurance Amount
+ 50,00 Patient Avdragsgilla
+ 10.00 Patient Copay
= 64,00 Patient Uppskattat ansvar (Copay)

Steg 4: Påminnelse Ring till patient som innehåller den förväntade sambetalningen

Inkludera patientens beräknade ansvar i utnämningen påminna, e-post och brev. När du kontaktar en patient för att bekräfta sitt kommande möte, se till att du påminner dem om att ta med körkort eller annan form av ID och deras aktuella försäkringskort. Rådgöra med dem om att de förväntas betala sitt uppskattade ansvar innan de har sitt förfarande och listar de accepterade betalningsmetoderna.

Steg 5: Begär betalning vid ankomst för tillflykt

Receptionens personal måste begära betalning när patienten anländer till tjänsten innan de ses av leverantören. Påminn patienten att beloppet de betalar endast baseras på en uppskattning. Skriv aldrig betalt i sin helhet på intäkterna förrän du har fått betalning från försäkringsbolaget och patientens ansvar anges på förklaringen av förmåner (EOB).

Steg 6: Erbjud betalningsalternativ

Erbjuda betalningsplanalternativ för dyra test och kirurgiska ingrepp.

Steg 8: Skriv ett tecken

Se till att tecken är upplagda i patientavvaktande områden som tydligt anger:
 "Betalningen är förfallen innan tjänster lämnas"

Obs: Be om betalning från akutmottagare

Försök aldrig att samla in betalning från akutmottagare tills de har sett en läkare på grund av EMTALA-föreskrifterna.