Använda diagramrevisioner för att minska faktureringsfel

Till och med den mest flitiga medicinska kontorspersonalen finner det utmanande att se till att de förhindrar faktureringsfel. Genom att integrera en grafisk granskningsprocess i din dagliga verksamhet kan du upptäcka och korrigera dessa oundvikliga händelser innan de påverkar din botten och fördröja din ersättning för ersättning.
Den medicinska kontors snabba takt är den perfekta miljön för dessa misstag. Din kontorspersonal gör det bästa de kan för att fortfarande erbjuda utmärkt kundservice. Som med allt annat, när tiderna är kaotiska, kommer något att glida genom sprickorna eller ett fel kommer att göras. Oavsett hur mycket du uttrycker vikten av noggrannhet för din medicinska kontorspersonal, kan du inte bara stanna där. Diagramrevisionsprocessen kan vara skillnaden mellan att betala så tidigt som 10-14 dagar istället för 45 dagar.

Hur man gör en medicinsk fakturering diagram granskning

Det enklaste sättet att granska diagram är genom att skapa en checklista. Var noga med att inkludera information som kan orsaka förnekelser eller försenade betalningar. Enkla felaktigheter kan göra stor skillnad.

1. Stämmer patientens namn korrekt?
2. Är patientens födelsedatum och kön korrekt?
3. Har den rätta försäkringsbetalaren angetts?
4. Är policynummeret giltigt?
5. Behöver kravet ett gruppnummer som ska anges?
6. Är patientrelationen till den försäkrade korrekt??
7. Stämmer diagnoskoden med det utförda förfarandet?
8. Uppfyller procedurkoden den erhållna godkännandet?
9. För flera försäkringar är den primära försäkringen exakt för samordning av förmåner?
10. Är läkaren NPI-nummer på påståendet?

Detta är bara en kort lista med exempel. Det finns många saker som kan ingå i din checklista. Det kan också vara mer specifikt för praxisens specialitet, typ av anläggning eller typen av anspråk som används.

Frekvensen av Medical Billing Chart Audits

Minsta frekvensen bör vara årlig, enligt American Medical Association. Välj en enda dag från minst tre månader sedan för att granska. Dra patientinformationen för den dagen.
Om möjligt, granska fem till 10 slumpmässiga journaler per läkare eller fem eller flera poster per betalare (Medicare, Medicaid, försäkringsgivare). Du kan behöva granska mer än en dag, beroende på praktiken.
Den medicinska faktureringskontrollen ska utföras av både läkaren och personalen för bästa resultat, enligt American Medical Association.

Granska dina förnekanden om fordran

Också vara säker på att granska dina förnekanden. Använd det som ett verktyg för att utbilda anställda. Troligtvis vet de inte att de gör något fel om du fortsätter att se samma trender. Skapa ett kalkylblad med dina vanligaste avvägningsskäl och använd det som en guide för att skapa en checklista.

Dela resultaten av din kartrevision

När kartläggningsrevisionen är klar, dela resultaten med alla anställda. Alla anställda kan dra nytta av varandra. På så sätt kan alla anställda undvika att göra samma misstag i framtiden. Försäkra din personal om att målet inte är att peka fingrar och tilldela skyll, men att erkänna att fel uppstår. Observera att fel kan uppstå på grund av informationen från leverantörerna och från personalen i frontlinjen.

Be om förslag till förbättring

Be om förslag från din personal om hur man förhindrar att göra fel. Din personal på framsidan kan ha förslag på hur du ändrar registreringsformulär, tar upp ändringar i patientinformation och ser till att leverantörer ger korrekt information att använda för procedurkodning.